Le logiciel
La gestion du cabinet, pensée pour la pratique de l’avocat
Dossiers, échéances, courriels, réunions, rédaction, pièces, honoraires et signature partagent les mêmes fiches. Ce que vous saisissez une fois sert partout, et l’assistant peut s’en servir pour vous.
Dossiers
Chaque affaire a sa fiche
La fiche du dossier réunit le client et les parties, les pièces, les échéances, les courriels, les documents rédigés et l’état de la facturation. Avant d’ouvrir un dossier, Actelyo vérifie les conflits d’intérêts dans tout le cabinet, sans révéler les dossiers auxquels vous n’avez pas accès.
- Client, particulier ou société, parties, procédure et notes partagées.
- Conflits d’intérêts vérifiés dans tout le cabinet avant l’ouverture : décision obligatoire, consignée au registre.
- Pièces classées et bordereaux de communication.
- Courriels, agenda, tâches et facturation du dossier, au même endroit.
- Équipe du dossier : les membres du cabinet que vous désignez, en lecture ou en écriture.
Échéances et agenda
Les délais du cabinet, au même endroit
Audiences, dépôts de conclusions, délais de recours : chaque échéance est posée sur un dossier et apparaît dans l’agenda partagé du cabinet. Le serveur envoie lui-même les rappels, même si personne n’a ouvert Actelyo ce jour-là.
- Rappels envoyés par le serveur, de trente jours avant au jour même, rattrapés après un arrêt ; copie par courriel si vous le souhaitez.
- Calcul des délais de procédure civile (articles 640 à 643 du code de procédure civile), raisonnement affiché.
- Report avec motif obligatoire, historique conservé.
- Agenda partagé : rendez-vous, audiences et tâches confiées à un membre du cabinet.
Courriels et réunions
Vos échanges, rattachés au dossier
Chaque avocat connecte sa propre boîte. Les réunions se transcrivent sur le poste. Tout se range dans le dossier concerné.
Courriels
Votre boîte habituelle, lue et écrite dans Actelyo. Le mot de passe ou l’autorisation reste chiffré sur le serveur du cabinet.
- IMAP et SMTP (Gmail, OVH, Infomaniak, messagerie du barreau…), ou Microsoft 365 et Outlook.com par un simple code.
- Lire, écrire mis en forme avec votre signature, joindre une pièce du dossier.
- Rattacher un courriel au dossier ; relève des non-lus en arrière-plan.
- L’IA prépare la réponse ; l’envoi attend toujours votre accord.
Réunions
Actelyo écoute la réunion, la transcrit sur votre ordinateur et en tire le compte rendu. L’écoute demande toujours votre confirmation.
- Google Meet, micro du poste, ou un enregistrement.
- Accord des participants confirmé avant toute écoute.
- Transcription sur le poste, compte rendu par l’IA du cabinet.
- Tâches et échéances proposées, rangées dans le dossier.
Rédaction et modèles
Rédiger à partir de vos modèles
Le studio de rédaction ouvre un modèle d’acte (statuts, assignation, mise en demeure, bail…) et le rattache au dossier. Vous rédigez dans un éditeur complet ; l’assistant peut préparer l’acte pour vous à partir d’un modèle Word du cabinet.
- Actes préparés à partir de vos modèles Word : mise en forme gardée, champs manquants signalés « à compléter ».
- Brouillon gardé sur le serveur, export en Word ou en PDF.
- Bordereau de pièces produit en PDF ou en Word.
Pièces et textes officiels
Retrouver le bon passage, avec sa source
Déposez vos pièces dans l’espace documentaire du dossier : Actelyo en extrait le texte, y compris celui des documents scannés. Posez ensuite une question en langage courant. La recherche combine les mots exacts et le sens, et chaque réponse cite le document et la page. Les textes de loi, eux, sont sur votre serveur.
- Extraction du texte et reconnaissance des caractères sur le poste, sans service extérieur.
- Recherche par les mots et par le sens, limitée à un dossier si vous le souhaitez.
- Chaque passage utilisé renvoie à son document et à sa page.
- Recherche juridique : les principaux codes et les décisions du Conseil constitutionnel, chargés par le serveur après l’installation et mis à jour chaque jour, cités tels quels avec leur version.
- Recherche en ligne sur Légifrance, Judilibre et EUR-Lex, si vous l’activez : seuls les termes de la recherche sortent.
![Espace documentaire du dossier Fournil Marceau (cabinet fictif) : à la question sur l'indemnité d'éviction, l'assistant répond en citant le congé signifié au preneur [1] [2] et l'article L. 145-14 du code de commerce [7], avec la liste des sources citées sous la réponse.](/captures/reponse.avif)
Honoraires et gestion
Du temps passé à la facture
De la convention d’honoraires au paiement, la facturation s’appuie sur les mêmes dossiers que le travail juridique, avec les règles de numérotation et de conservation d’une vraie pièce comptable.
- Conventions d’honoraires : au temps, au forfait, par abonnement, avec provision ou honoraire de résultat.
- Temps et frais saisis par dossier, facture préparée à partir des temps.
- Factures et provisions à numérotation continue ; une facture émise ne se modifie plus, elle se corrige par un avoir.
- Paiements, impayés et relances, objectifs du cabinet.
- Journal des ventes, pour votre expert-comptable.
Un dossier : suivi de la facturation
-
Temps saisis (fait)
Par dossier.
-
Convention (fait)
D’honoraires.
-
Devis (fait)
-
Facture (fait)
-
En relance (en cours)
-
Réglé
Signature
Faire signer sans quitter le dossier
Préparez une demande de signature depuis le dossier, envoyez-la et suivez-la. La signature électronique passe par un service spécialisé, DocuSeal, que le cabinet active s’il le souhaite : seuls le document à signer et les noms et adresses des signataires lui sont transmis. Le document signé se récupère depuis votre espace DocuSeal.
- Demande préparée depuis le dossier, avec la pièce à signer.
- État suivi signataire par signataire.
Et aussi
Messagerie du cabinet
Échanger entre collaborateurs, par sujets, sans sortir du logiciel.
Data room
Ouvrir une partie d’un dossier à un tiers, en lecture ou en contribution. Son accès depuis l’extérieur du cabinet n’est pas encore possible.
Formalités
Les identifiants des portails (e-Barreau, greffe…) chiffrés sur le serveur, jamais lisibles par l’IA.
Dictée
Un micro dans les zones de saisie : votre voix est transcrite sur votre ordinateur, le texte inséré au curseur.
Notifications du Mac
Accord attendu par l’IA, rappel d’échéance, fin d’une longue tâche ; aucun détail quand le Mac est verrouillé.
Aide intégrée
Un guide écran par écran, derrière le « ? », consultable sans Internet.
Vos données, importées par vous
Clients, dossiers et parties, pièces (répertoires entiers ou archives ZIP), courriels, modèles, échéances, temps et factures : l’administrateur les importe lui-même. Aperçu complet avant d’écrire, reprise après une coupure, annulation exacte pendant trente jours. Rien ne quitte le serveur.
Services extérieurs
Les services extérieurs restent à votre main
Messagerie, signature électronique, sources officielles en ligne, IA externe ou modèle en ligne : ces services échangent par nature avec l’extérieur. Ils sont désactivés par défaut, l’écran d’activation indique ce qui sortirait, et le serveur refuse lui-même leurs appels tant que vous ne les avez pas activés.
- Messagerie (IMAP et SMTP) Désactivé
- Microsoft 365 et Outlook.com Désactivé
- Signature électronique Désactivé
- Sources officielles en ligne Désactivé
- IA externe (MCP) Désactivé
- Modèle d’IA en ligne Désactivé
Plateformes
Serveur et postes sous macOS aujourd’hui ; Windows et Linux en préparation.
| Plateformes prises en charge, aujourd’hui et en préparation | Aujourd’hui | En préparation |
|---|---|---|
| Serveur du cabinet | Aujourd’hui Mac à puce Apple | En préparation Windows, Linux |
| Postes | Aujourd’hui Application Actelyo pour Mac à puce Apple | En préparation Windows, Linux ; navigateur rattaché |
| IA locale | Aujourd’hui IA intégrée à Actelyo, ou LM Studio, sur le serveur | En préparation Grappe de plusieurs Mac pour les gros modèles |
Démonstration
Le logiciel, sur vos propres usages
Dites-nous comment travaille votre cabinet ; nous vous montrons Actelyo sur des dossiers qui lui ressemblent.