Documentation
Comment fonctionne Actelyo.
La même aide que dans le logiciel, article par article : 44 articles en cinq rubriques, qui disent ce que fait Actelyo aujourd’hui, limites comprises.
Par où commencer
Ce que vous voulez faire.
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Ouvrir un dossier sans conflit d’intérêts
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Ne rater aucune échéance
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Retrouver un passage dans les pièces
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Rédiger à partir de ses modèles
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Confier une tâche à l’IA, et la valider
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Citer la loi telle qu’elle est publiée
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Facturer le temps passé
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Faire signer un document
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Travailler hors du cabinet
01
Premiers pas
Se connecter, protéger son compte, rattacher son poste.
6 articles
- Se connecter à Actelyo Adresse, mot de passe, et que faire en cas d’oubli.
- La double authentification et les codes de secours Un code du téléphone en plus du mot de passe ; dix codes de secours si le téléphone manque.
- Rattacher son ordinateur au cabinet L’application Actelyo, le lien d’invitation et l’empreinte à comparer.
- L’accueil et les repères de l’écran Le menu, la recherche, l’accueil, le thème et l’aide.
- Notifications Être prévenu sur le Mac quand l’IA attend votre accord, avant une échéance, à la fin d’une longue tâche ; ce que la notification montre.
- Dicter au lieu d’écrire Le bouton micro des zones de saisie transcrit votre voix sur l’ordinateur et insère le texte au curseur, à relire avant d’envoyer.
02
Le travail au quotidien
Dossiers, clients, échéances, rédaction, pièces, factures.
15 articles
- Les dossiers Créer un dossier, le retrouver, et ce que contient sa fiche.
- L’équipe d’un dossier : partager un dossier dans le cabinet Qui voit un dossier, et comment y ajouter un collaborateur ou une assistante.
- Clients et personnes Fiches de personnes physiques et morales, et leur lien avec les dossiers.
- Conflits d’intérêts Vérifier une personne dans tout le cabinet avant d’accepter un client ou d’ouvrir un dossier, et garder la preuve.
- Échéances, délais et agenda Rappels envoyés par le serveur, échéances en retard, report avec motif, calcul d’un délai de procédure civile.
- Réunions : faire prendre des notes par votre agent Avec l’accord des participants, l’agent écoute une réunion, la transcrit sur votre poste et prépare un compte rendu à relire.
- Rédaction et modèles Le studio de rédaction, les champs à remplir, les modèles et l’export Word.
- Pièces et recherche dans les documents Déposer des pièces dans un espace, puis poser une question qui répond avec ses sources.
- Honoraires : conventions, temps, factures, avoirs, objectifs Saisir le temps, préparer puis émettre une facture, encaisser, relancer, corriger par un avoir, suivre ses objectifs.
- Les signatures électroniques Envoyer un document à signer par DocuSeal, et suivre où en sont les demandes.
- La data room d’un dossier Ouvrir un dossier à un tiers, en lecture ou en contribution, par un lien sécurisé.
- Courriels : lire, répondre et rattacher à un dossier Connecter votre boîte aux lettres, lire et envoyer vos courriels dans Actelyo, en garder une copie dans un dossier.
- La messagerie du cabinet Échanger entre collaborateurs, par sujets, et ce qu’il en est du courriel.
- Formalités : identifiants et mots de passe des portails Identifiants des téléservices (INPI, impôts, e-Barreau, URSSAF, greffe) et mots de passe chiffrés sur le serveur du cabinet.
- Travailler hors du cabinet Utiliser Actelyo au tribunal, chez vous ou en déplacement, comme au cabinet, grâce au relais d’Actelyo.
03
L’assistant IA
Ce qu’il sait faire, ce que vous validez, ses limites.
11 articles
- Ce que l’assistant IA sait faire Chercher, préparer et agir dans Actelyo à votre demande, avec vos droits et rien de plus.
- L’IA du cabinet dans les écrans, et les agents spécialisés Où l’IA du cabinet rédige, résume ou lit une pièce, et ce que fait un agent spécialisé quand vous discutez avec lui.
- Confier une tâche complète à l’IA, pièces jointes comprises Joindre des fichiers, confier une affaire « de A à Z », approuver le plan, puis valider en une fois ce que l’IA a préparé.
- Valider ce que fait l’assistant Le panneau d’accord, les réglages de validation et le bouton Arrêter.
- Le contrôle de l’IA et les IA externes Ce que l’IA fait seule, ce qu’elle vous demande, ce qu’elle ne fait jamais ; brancher une IA externe avec un jeton.
- Les sources citées par l’assistant Les numéros [1], [2] renvoient aux passages de vos pièces : vérifiez-les.
- L’IA dans vos autres logiciels : le contrôle de l’écran Sur Mac, l’IA peut écrire dans TextEdit ou Word en regardant l’écran, avec votre accord à chaque geste.
- Les textes de loi : sources officielles L’assistant cite les codes et la jurisprudence depuis la base officielle de l’État, avec la version datée et le lien Légifrance.
- La doctrine des éditeurs, sous licence La doctrine des éditeurs avec lesquels le cabinet a un accord : recherche, citation par l’assistant, ce que permet la licence.
- Bons usages et limites de l’assistant Comment formuler une demande, et ce qu’il ne faut pas attendre de lui.
- Les traces d’entraînement Un réglage désactivé par défaut, qui garde sur le serveur les échanges avec l’assistant.
04
Administration du cabinet
Postes, comptes, IA du cabinet, sauvegardes, incidents.
9 articles
- Inviter et révoquer des postes Administrateur Créer un lien d’invitation pour un ordinateur, et couper l’accès d’un poste.
- Importer les données de votre cabinet Faire entrer vous-même clients, dossiers, pièces, courriels, modèles, échéances, temps et factures, avec un aperçu et une annulation.
- Préparer vos données pour l’import Formats acceptés, export depuis un tableur, arborescence conseillée des pièces, avant d’importer les données du cabinet.
- L’équipe du cabinet : ajouter un membre, rôles, mots de passe Administrateur Un compte par personne, un rôle dans le cabinet, son poste ; réinitialiser un mot de passe.
- Effacer un compte (RGPD) Administrateur Supprimer le compte d’une personne qui part, en confiant ses dossiers à un confrère.
- Régler l’IA du cabinet Administrateur Moteurs, modèle par usage, réflexion, modèles en ligne et traces : l’écran IA du cabinet.
- Les connexions externes Paiement, agenda, courriel, signature… désactivés par défaut ; ce qui sort quand on les active.
- Sauvegardes et restauration Administrateur Une sauvegarde chiffrée chaque nuit ; la clé à garder hors du serveur ; tester une restauration.
- Mettre Actelyo à jour Administrateur Sur le Mac du serveur, l’application propose la mise à jour du serveur ; un clic, sauvegarde d’abord, retour automatique en cas de problème.
05
Sécurité et confidentialité
Ce qui reste au cabinet, et les bons réflexes.
3 articles
- Que faire si un ordinateur est perdu ou volé Prévenir tout de suite l’administrateur, qui coupe l’accès du poste en quelques secondes.
- Ce qui reste au cabinet, et ce qui peut en sortir Les dossiers, les pièces et l’IA restent sur le serveur du cabinet, sauf ce que le cabinet active.
- Les bons réflexes de sécurité Mot de passe, double authentification, verrouillage, liens d’invitation, relecture de l’IA.
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