L’équipe du cabinet : ajouter un membre, rôles, mots de passe

Chaque personne du cabinet a son compte, et un rôle dans le cabinet. L’inscription libre est fermée : c’est un associé administrateur qui ajoute les membres, dans Réglages, Équipe du cabinet.

Les rôles

• « Associé administrateur » : gère l’équipe et les réglages du cabinet ; la double authentification lui est demandée.
• « Avocat collaborateur » : ses dossiers, et ceux qu’on lui partage.
• « Assistant » et « Stagiaire » : ne voient que les dossiers et les tâches qu’on leur confie ; le stagiaire lit la documentation du cabinet sans y écrire.

Ajouter un membre

« Ajouter un membre », onglet « Nouveau compte » : son nom, son adresse électronique, son rôle, puis « Créer son compte et l’invitation ». Actelyo crée le compte, l’ajoute à l’équipe, et prépare l’invitation de son ordinateur (code, QR code, message à envoyer).

• Le mot de passe provisoire s’affiche une seule fois : remettez-le de vive voix ou par SMS, jamais dans le courriel d’invitation. À sa première connexion, la personne le saisit une dernière fois et en choisit un autre.
• Onglet « Compte existant » : pour un compte déjà présent sur le serveur (et qui n’appartient à aucun autre cabinet).
• Un nouvel ordinateur pour une personne qui a déjà son compte : Réglages, Postes du cabinet, « Inviter un poste ».

Gérer l’équipe

Dans la liste, le menu « … » d’un membre propose :

• « Réinitialiser le mot de passe » : un mot de passe provisoire s’affiche, à lui remettre ; sa double authentification reste exigée. Pour un associé, cela se fait sur le serveur du cabinet (./actelyo membre mot-de-passe), après avoir vérifié qu’il s’agit bien de lui ;
• « Confier ses dossiers à… » : tous les dossiers dont il est responsable changent de responsable (départ, absence) ;
• « Retirer du cabinet » : son compte reste, mais il ne voit plus rien du cabinet.

Le rôle se change directement dans la liste. Le titulaire du cabinet reste associé, et il faut toujours au moins un associé.

Qui voit les dossiers

Même écran, « Qui voit les dossiers » : le responsable et les membres qu’il désigne (réglage par défaut), ou tous les avocats du cabinet en lecture, ou en lecture et modification (voir l’équipe d’un dossier).

Depuis le serveur

Dans le Terminal du serveur : ./actelyo membre lister, ./actelyo membre ajouter <courriel> <rôle> --nom "Maître Anne Roche", ./actelyo membre role, retirer, mot-de-passe. Un autre administrateur : ./actelyo admin <courriel>. Créez-en deux dès le départ : le seul administrateur ne peut pas être effacé.