La data room d’un dossier

La data room permet d’ouvrir une partie d’un dossier à une personne extérieure (client, confrère, expert), sans lui donner accès au reste d’Actelyo.

Où la trouver : dans la fiche du dossier, onglet « Data room ». L’entrée « Data room » du menu principal liste les data rooms ouvertes sur vos dossiers, avec leurs invités, et « Ouvrir » mène à celle du dossier.

Inviter une personne

Onglet « Accès », « Inviter une personne » :

• l’« Email de l’invité » ;
• le « Niveau d’accès » : « Lecture seule », « Contributeur » ou « Éditeur » ;
• une date d’expiration, facultative ;
• « Générer le lien sécurisé ».

Actelyo n’envoie pas de courriel à l’invité : copiez le lien (« Copier le lien ») et transmettez-le vous-même. « Révoquer l’accès » le coupe.

Les autres onglets : « Checklist » (pièces demandées), « Q&A » (questions), « Signatures », « Audit ».

À savoir

• L’invité peut ouvrir et enregistrer les documents que vous partagez : ne partagez que ce qu’il peut garder. Actelyo ne pose ni filigrane ni blocage du téléchargement sur le serveur du cabinet.

• L’onglet « Signatures » passe par un service de signature en ligne : il dit s’il est désactivé (voir les connexions externes).

• L’invité doit se connecter avec un compte autorisé pour voir la data room.

• Il ne voit jamais la recherche dans les pièces du cabinet.

• Sur le serveur du cabinet, une personne extérieure ne peut pas encore l’ouvrir de chez elle : le serveur n’accepte que les ordinateurs rattachés au cabinet, et il n’est pas joignable depuis Internet.