Les connexions externes

Sur le serveur du cabinet, les services extérieurs sont désactivés par défaut : rien ne sort du cabinet tant qu’un administrateur ne les a pas activés, un par un, dans Réglages, Connexions externes. Tant qu’un service n’est pas activé, le serveur refuse lui-même les appels qui le concernent, et les boutons correspondants sont grisés.

Pour chacun, l’écran dit ce qui sort du cabinet. Par exemple :

• paiement en ligne des factures (Stripe, PayPal…) : montant et référence de la facture, nom et adresse du client ;
• synchronisation de l’agenda (Google, Outlook) : titre, date, lieu et participants des rendez-vous ;
• synchronisation du courrier (Gmail, Outlook) : les courriels envoyés depuis Actelyo, avec leurs pièces jointes ;
• signature électronique (DocuSeal) : le document à signer, le nom et l’adresse des signataires ;
• informations sur les sociétés (Pappers, registres publics) : le nom ou le SIREN recherché ;
• recherche dans les sources publiques (Légifrance, Judilibre) : les termes recherchés ;
• comptabilité (Pennylane) : les factures et écritures.

Serveur de courrier du cabinet. Si le cabinet a son propre serveur de messagerie sur son réseau, l’administrateur le déclare sur le même écran (« Messagerie : serveur de courrier du cabinet ») : son nom ou son adresse IP précise, et, s’il a un certificat propre, ce certificat. Rien ne sort alors du cabinet. Chaque ajout et chaque retrait est journalisé ; retirer un serveur coupe aussitôt les boîtes qui s’en servaient (voir les courriels).

Microsoft 365 et Outlook.com. Pour que les avocats connectent une boîte Microsoft sans mot de passe, l’administrateur active « Messagerie du cabinet » et « Messagerie Microsoft 365 / Outlook », puis, sur la carte « Messagerie : Microsoft 365, Outlook.com et relève des boîtes », saisit l’identifiant d’application d’Actelyo inscrit par le cabinet dans Microsoft Entra (la carte détaille les six étapes : ouvrir Entra, inscrire l’application, autoriser les flux de clients publics, accorder IMAP et SMTP, copier l’identifiant, autoriser le « SMTP authentifié » pour l’envoi). Ce qui sort : la demande d’autorisation et son renouvellement, vers Microsoft seulement. Aucun identifiant n’est fourni d’avance par Actelyo. Sur la même carte, l’administrateur règle la relève en arrière-plan des boîtes (toutes les 5 minutes par défaut, ou désactivée) : le serveur ne fait que compter les non-lus, pour la cloche et l’accueil.

Les services qui doivent joindre le cabinet (portail client, confirmation d’un paiement ou d’une signature, messageries instantanées) ne fonctionnent pas : le serveur du cabinet n’est pas joignable depuis Internet. L’écran l’indique : « Disponible en version hébergée ou avec le relais Actelyo (à venir). »

Avant d’activer un service, l’administrateur vérifie avec l’associé responsable : le pays où les données sont traitées, leur durée de conservation, le contrat avec le prestataire, et la compatibilité avec le secret professionnel.