Honoraires : conventions, temps, factures, avoirs, objectifs

Honoraires & gestion s’ouvre sur l’onglet « Honoraires », qui a cinq vues : « Vue d’ensemble », « À facturer », « Factures », « Temps et frais », « Réglages ». Dans la fiche d’un dossier, l’onglet « Finance » montre les mêmes informations pour ce seul dossier.

La convention d’honoraires d’un dossier

Dans la fiche du dossier, onglet « Finance », « Convention d’honoraires » : mode de rémunération (au temps passé, forfait, abonnement par mois, trimestre ou année), honoraire de résultat en complément, provision demandée, plafond, taux horaire du dossier et taux propres à certains avocats, refacturation des frais, date de signature par le client. La convention sert à préparer les factures du dossier ; le logiciel ne rédige pas le texte de la convention.

Temps et frais

• Un temps : dossier, durée, travail effectué, « Facturable » ou non. Sans taux saisi, il prend le taux de la convention du dossier, à défaut celui du client, de l’avocat, puis du cabinet.
• Le chronomètre mesure le temps passé sur un dossier.
• Un frais porte la TVA. Un débours est une somme avancée au nom du client : il est refacturé à l’euro près, hors TVA.

Préparer une facture

« Nouvelle pièce » crée un brouillon : « Facture d’honoraires », « Appel de provision (facture d’acompte) » ou « Devis ». « Reprendre les temps et frais » y met ce qui est en attente sur le dossier ; la vue « À facturer » fait de même avec « Préparer la facture ». Un brouillon se modifie et se supprime librement : rien n’est émis ni envoyé.

Émettre

« Émettre » contrôle d’abord les mentions obligatoires et dit ce qui manque. La facture reçoit alors son numéro définitif, dans une suite continue propre au cabinet, et ne peut plus être modifiée ni supprimée. Les coordonnées du cabinet y sont figées. « PDF (Factur-X) » télécharge le PDF avec le fichier de facture électronique joint ; ce fichier n’a pas été contrôlé par un validateur officiel.

Corriger : l’avoir

Une facture émise se corrige par « Émettre un avoir », total ou partiel, avec un motif porté sur l’avoir. Vous pouvez remettre les temps et frais de la facture « à facturer ».

Encaisser

« Enregistrer un paiement » : montant reçu, date, moyen de paiement, référence. Un règlement supérieur au reste dû est refusé. Un règlement annulé reste au registre, marqué annulé avec son motif. Une provision réglée peut être déduite d’une facture du même dossier. « Règlement par la CARPA » n’est qu’un libellé : Actelyo ne gère pas le maniement de fonds.

Relancer une facture en retard

L’écran signale le retard et, si une échelle de relance est réglée, la relance à faire. « Relancer » propose :

• par courriel : un message proposé, que vous relisez et corrigez, part de votre boîte aux lettres vers le client, avec la facture jointe si vous le voulez, puis la relance est notée (voir Courriels) ;
• si aucune boîte n’est connectée : la relance est seulement notée, et l’écran le dit ;
• pour un courrier, une lettre recommandée ou un appel : « Noter la relance ».

Rien ne part sans votre clic.

Objectifs

La vue d’ensemble compare le chiffre d’affaires facturé hors taxes et les heures facturables à l’objectif du mois ou de l’année, s’il y en a un. Sans objectif réglé, elle propose d’en fixer un.

Réglages

Régime de TVA (dont la franchise en base), numérotation (préfixes, remise à 1 chaque année, reprise du dernier numéro d’un autre logiciel tant qu’aucune facture n’a été émise), délai de paiement, pénalités de retard, escompte, coordonnées bancaires, moyens de paiement, mentions en pied de facture, échelle de relance, taux horaires, objectifs, et qui peut émettre. « Intégrité des factures émises » recalcule l’empreinte de chaque pièce émise et signale une pièce altérée.

Les taux de TVA et les formulations proposés sont des points de départ : faites-les valider par votre expert-comptable.

Pour l’expert-comptable

Onglet « Comptabilité » : le journal des ventes de l’exercice (factures, provisions et avoirs émis) s’exporte en « CSV (tableur) » ou au format « écritures », qui reprend les colonnes du fichier des écritures comptables pour ce seul journal.

Qui voit quoi

Une facture est lue par son auteur, par les membres du dossier, et par ceux qui ont la facturation du cabinet (associés, administrateurs).

Avec l’assistant

« Qu’est-ce qui reste à facturer sur le dossier Martin ? », « Prépare la facture du dossier Durand ». L’assistant prépare des brouillons ; par défaut, émettre une facture et enregistrer un paiement attendent votre accord.

Limites à connaître

• Un devis ne se transforme pas en facture : préparez la facture à part.
• Un abonnement n’est pas facturé automatiquement à chaque période.
• Le remboursement d’un trop-perçu n’est pas géré.