Les dossiers

Dossiers liste les affaires du cabinet que vous avez le droit de voir : les vôtres, et ceux que le cabinet vous partage (voir l’équipe d’un dossier).

Créer un dossier

« Nouveau dossier » ouvre une fenêtre en trois temps :

• le client : « Nature » (Société ou Particulier), puis « Nouveau client » ou « Client existant » ;
• la « Spécialité » et la « Catégorie de dossier », et un « Intitulé du dossier » facultatif ;
• la façon de remplir : « Registre », « Sociétés françaises », « Description libre » ou « Saisie manuelle ».

Actelyo donne au dossier une référence selon la règle de Réglages › Numérotation ; sans règle enregistrée, il reprend le format en usage au cabinet (par exemple « AL-2026-031 » : initiales de l’avocat, année, numéro qui suit le plus grand de l’année parmi les dossiers que vous voyez).

Retrouver un dossier

Le champ « Rechercher un dossier… » et les filtres (type, statut, responsable) affinent la liste. « Exporter » la produit en Excel ou en PDF.

La fiche d’un dossier

Elle s’ouvre d’un clic sur le dossier. Ses onglets rassemblent tout ce qui s’y rattache : « Dossier », « Rédaction », « Data room », « Personnes » (avec le rôle et le camp de chaque partie), « Agenda » (rendez-vous, audiences et délais du dossier), « Tâches », « Événements » (la chronologie), « Notes IA », « Courriels », et d’autres selon la matière. Le « Résumé » montre l’essentiel : client, parties, procédure, prochaines échéances et équipe ; les champs de société (capital, associés) n’y figurent que pour un dossier de société.

Les notes du dossier sont enregistrées sur le serveur du cabinet et partagées avec l’équipe du dossier (les notes gardées auparavant dans le navigateur y sont reprises à la première ouverture).

• Les pièces numérotées : onglet « Dossier », « Menu du Dossier », « Bordereau / Pièces ». On y dépose des PDF, numérotés à la suite, et on produit le bordereau.
• La data room du dossier et l’envoi en signature partent aussi de cette fiche (voir la data room et les signatures).

Attention

• « Supprimer », dans le menu « … » d’une ligne, efface le dossier définitivement, après confirmation ; seuls son responsable et un associé administrateur le peuvent. Préférez « Archiver ».
• Quelques entrées de ce menu (« Modifier », « Fiche personne ») ne font encore rien.