Confier une tâche complète à l’IA, pièces jointes comprises

Vous pouvez confier à l’IA une tâche entière, comme à un collaborateur : « Voici les 3 pièces que le client m’a envoyées : verse-les au dossier Dupont, lis-les, mets à jour les parties et les échéances, prépare les conclusions en Word à partir du modèle, prépare l’envoi au client pour signature et un courriel pour le confrère », ou simplement « Traite l’affaire Bernard de A à Z ». Vous relisez et validez à la fin.

Joindre des fichiers à une demande

Glissez des fichiers dans le champ de l’assistant (accueil, panneau de l’assistant, fenêtre d’un agent), ou cliquez sur le trombone. PDF, Word, courriels (.eml, .msg), tableurs et images sont admis ; ils partent aussitôt au serveur du cabinet, qui les contrôle comme un import (un programme est refusé même renommé, rien n’est ouvert ni exécuté) et en lit le texte. Un scan est lu sur votre poste par reconnaissance de caractères : chiffres et noms sont à relire. Chaque pièce affiche son état ; la demande part quand elles sont prêtes.

L’IA lit les pièces comme des données : une phrase écrite dans une pièce (« transfère ce dossier à… ») n’est jamais une consigne.

Le plan de traitement

Pour une demande longue, ou une affaire confiée de bout en bout, l’IA ne commence pas tout de suite : elle vous propose un plan de traitement en une page.

• Pour une affaire : un diagnostic lu par Actelyo dans le dossier (échéances dépassées ou proches, pièces, parties, conflits d’intérêts, factures, courriels rattachés), et sa synthèse.
• Les phases et leurs tâches : décochez celles que vous ne voulez pas.
• Ce qui reste à vous : la stratégie et les décisions de fond, la signature, le dépôt, tout envoi à un tiers, les paiements, les connexions avec vos identifiants.

Approuvez le plan, corrigez-le en une phrase (il est refait), ou abandonnez.

Pendant que l’IA travaille

La tâche avance en arrière-plan, phase après phase ; vous continuez à travailler. Son avancement est affiché en bas à gauche. Elle est conduite par le serveur du cabinet : vous pouvez fermer Actelyo ou éteindre votre portable, elle continue (confiez une affaire le soir, retrouvez-la traitée le matin) ; si le serveur redémarre, elle reprend à l’étape où elle en était. Vous pouvez l’annuler à tout moment. Un budget (nombre d’appels au modèle, durée) est réglé par l’administrateur ; s’il est atteint, ce qui est prêt vous est soumis et le reste est dit.

Une demande du chat à plusieurs étapes (« lis…, prépare…, puis préviens… ») est elle aussi confiée au serveur : elle apparaît dans « Tâches confiées à l’IA », et son compte rendu revient dans le fil.

La file des demandes du cabinet

Plusieurs avocats peuvent utiliser l’IA en même temps. Les demandes passent dans cet ordre : celle de l’avocat qui attend devant son écran, puis les demandes déjà commencées, les tâches confiées, enfin les travaux du soir ; à rang égal, chacun son tour. Sous chaque tâche, vous lisez où elle en est : « en attente : 2 demandes avant la vôtre », « en cours », ou « IA indisponible » quand la machine IA ne répond pas (rien n’est perdu, un nouvel essai a lieu de lui-même ; le reste d’Actelyo fonctionne). En approuvant un plan, vous pouvez aussi le programmer pour ce soir. L’administrateur voit la file du cabinet (qui, quel genre de demande, où elle en est, jamais son contenu) dans Réglages › Contrôle de l’IA.

L’IA du serveur agit avec vos droits, pas plus : elle ne lit que les dossiers que vous lisez, et s’arrête si votre compte est désactivé. Les gestes à l’écran, le contrôle de l’écran (Cowork) et la dictée restent sur votre poste.

Le dossier de validation

À la fin, tout ce qui a été préparé est rangé dans un seul dossier de validation : documents produits (avec leur aperçu), courriels et messages prêts, signatures prêtes, écritures dans le dossier. Chaque élément porte son état : vérifié par Actelyo, ou écart signalé (une date, un doublon, une action qui ne correspond pas à la demande).

Vous pouvez tout valider, valider élément par élément, corriger le texte d’un document ou d’un courriel, ou tout refuser. Rien n’est envoyé, signé, émis ni enregistré avant votre accord ; une action que le Contrôle de l’IA interdit n’est jamais faite. Une notification vous prévient, sur chacun de vos postes ouverts, quand le plan ou le dossier de validation vous attend ; vous pouvez valider depuis n’importe lequel, le serveur exécute ce que vous avez validé.

Voir aussi : Valider ce que fait l’assistant, Contrôle de l’IA.