Pièces et recherche dans les documents

L’écran Documents, onglet « Pièces et recherche », permet de déposer des pièces puis de les interroger en langage courant. Tout se passe sur le serveur du cabinet.

1. Créer un espace (sous-onglet « Espaces et pièces »)

« Nouvel espace » : un nom, une description, et « Qui peut le consulter » :

• « Moi seulement » ;
• « Les personnes qui ont accès à un dossier » (un espace par dossier) ;
• « Tout le cabinet » : la documentation interne (procédures, modèles, doctrine), lue par tous les membres ; associés, collaborateurs et assistants y ajoutent des documents, le stagiaire la lit.

2. Ajouter des pièces

« Ajouter des pièces », plusieurs à la fois : PDF, Word (.docx), texte, courriels (.eml), pages web, et images ou scans (.png, .jpg, .tif…). Le texte est lu sur votre poste ; les scans passent par une reconnaissance de caractères en français. Jusqu’à 50 Mo par fichier. L’ancien format Word (.doc) n’est pas lu : enregistrez-le d’abord en .docx.

Chaque pièce passe par « En attente », « Indexation… », puis « Prêt » (ou « Échec »). « Réindexer » et « Retirer la pièce » sont dans son menu.

Importer un dossier entier

« Importer un dossier » (ou glissez un dossier sur la liste des pièces) : tous les fichiers lisibles du dossier et de ses sous-dossiers sont ajoutés, avec leur chemin ; les fichiers cachés, les formats non lus et ceux de plus de 50 Mo sont ignorés (le bilan le dit). Plus tard, « Réglages » de l’espace, « Dossiers importés », « Resynchroniser » : choisissez à nouveau le dossier ; Actelyo compare les empreintes des fichiers, ajoute les nouveaux, remplace les modifiés, retire les disparus, et laisse le reste.

Régler un espace

« Réglages » de l’espace :

• « Consignes données à l’IA » : la forme et le périmètre des réponses (par exemple « cinq phrases au plus, les procédures internes d’abord ») ; les citations restent obligatoires ;
• « Modèle de conversation » : un des modèles installés sur le serveur du cabinet, ou le choix automatique ;
• « Passages donnés à l’IA » et « Seuil de pertinence » ;
• « Ouvrir au cabinet » : un espace privé devient la documentation de tout le cabinet.

Les réglages d’un espace du cabinet sont réservés à son créateur et aux associés.

3. Poser une question (sous-onglet « Conversation »)

Choisissez « Tous mes espaces » ou un espace, puis écrivez votre question. Chaque conversation est enregistrée dans la colonne de gauche : un clic la reprend ; son menu « … » la renomme ou la supprime ; « Nouvelle conversation » repart de zéro. Vos conversations ne sont visibles que de vous. La réponse cite ses sources :

• des pastilles numérotées dans le texte ;
• sous la réponse, « Sources citées » : « [1] Conclusions p. 4 » ;
• un clic sur une source montre le passage et propose « Ouvrir la pièce à la page 4 ».

À savoir

• Le numéro de page est fiable pour un PDF ; pour un .docx, il suit les sauts de page du fichier ; un courriel, un texte ou une image n’ont pas de page.
• Un invité de data room n’a jamais accès à cette recherche.
• L’assistant IA peut chercher dans n’importe quel espace que vous pouvez lire, en le nommant (« cherche dans la documentation du cabinet… »).
• Vérifiez toujours le passage cité avant de vous en servir (voir les citations de l’assistant).