Échéances, délais et agenda

Le menu « Échéances & agenda » ouvre trois écrans.

Échéances (ouvrir)

La synthèse compte ce qui est « En retard », « Sous 2 jours » et « Sous 7 jours ». Les onglets « Chronologie » et « Par dossier » donnent le détail. Le menu « … » d’une échéance propose :

• « Marquer comme traitée » : l’acte est accompli, les rappels s’arrêtent ;
• « Reporter… » : nouvelle date et motif obligatoire ;
• « Rappels… » : les rappels propres à cette échéance ;
• « Historique » : qui a posé, modifié, reporté ou traité l’échéance, quand, avec l’ancienne et la nouvelle date. Cet historique ne se modifie pas.

Rappels

Le serveur du cabinet rappelle chaque échéance, même si aucun poste n’est allumé : par défaut 30 jours, 7 jours, 3 jours et 1 jour avant, puis le jour même. Le rappel arrive dans la cloche, en haut de l’écran, pour le responsable du dossier et les personnes désignées sur le dossier (et, pour une ligne de l’agenda, pour son auteur et la personne à qui elle est confiée). Après un arrêt du serveur, le rappel manqué est envoyé au redémarrage.

Le bouton « Rappels » de l’écran Échéances règle les rappels du cabinet (réservé à un administrateur).

Recevoir aussi ses rappels par courriel

Dans la même fenêtre, « Pour moi : recevoir aussi mes rappels par courriel » est un réglage personnel, désactivé au départ. Une fois activé, le serveur du cabinet vous envoie vos nouveaux rappels depuis votre propre boîte, à vous seul (il faut avoir connecté votre boîte dans Courriels). Un seul message regroupe les rappels du moment. Il contient la date, l’intitulé de l’échéance et le nom du dossier : il passe donc par votre fournisseur de messagerie.

• Les rappels déjà affichés au moment de l’activation ne sont pas renvoyés.
• Sans boîte connectée, ou si la messagerie du cabinet est désactivée, rien ne part : la fenêtre le dit.
• Le courriel n’est qu’une copie. Si son envoi échoue (trois essais au plus), le rappel reste dans la cloche, qui fait foi.

Échéance en retard

Une échéance dépassée reste signalée dans la cloche et dans « Ce qui arrive » (accueil et agenda) tant qu’elle n’est ni traitée ni reportée. La lire ne la fait pas disparaître.

Calculer un délai

1. choisissez le dossier ;
2. saisissez la date de l’acte, de la décision ou de la notification, et le « Délai applicable » ;
3. au besoin, choisissez l’augmentation du délai (article 643 du code de procédure civile : un mois outre-mer, deux mois à l’étranger) ;
4. « Calculer le délai » applique les articles 640 à 642 du code de procédure civile : le jour de l’acte ne compte pas, un délai en mois expire le jour de même quantième, et le terme qui tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié légal est reporté au premier jour ouvrable. Le raisonnement est affiché étape par étape ;
5. « Ajouter au dossier » l’enregistre.

Actelyo ne calcule pas une prescription, ni un délai de procédure pénale ou administrative, ni un délai en heures : il l’explique, et vous saisissez la date que vous avez déterminée. Les jours fériés propres à l’Alsace-Moselle ou à l’outre-mer ne sont pas pris en compte. Vérifiez toujours le résultat : le point de départ, la durée et la règle restent votre responsabilité.

Agenda (ouvrir)

En haut, « Ce qui arrive » : échéances en retard, dans les 7 jours, dans les 30 jours. « Nouvelle tâche ou rendez-vous » : titre, type (tâche, réunion, audience, échéance, rappel), dates, personne du cabinet, lieu, dossier lié. Chacun voit ses tâches et celles qu’on lui confie, ainsi que celles des dossiers qu’il peut voir.

Tâches et automatisations (ouvrir) : tableau des tâches et automatisations.

Avec l’assistant

« Quelles échéances sont en retard ? », « Reporte l’audience Dupont au 12 novembre, renvoi demandé par la partie adverse », « Marque les conclusions Martin comme traitées ». Reporter ou supprimer une échéance attend toujours votre accord, sauf réglage exprès du cabinet (voir le contrôle de l’IA).

Limites à connaître

• Sont rappelés : les échéances des dossiers, et dans l’agenda les lignes de type « audience » ou « échéance ». Un simple rendez-vous, une réunion ou une tâche ordinaire ne l’est pas.
• Une audience passée n’est pas signalée « en retard » ; une échéance de l’agenda dépassée l’est, jusqu’à ce qu’elle soit terminée.
• Les rappels ne partent par courriel que pour ceux qui l’ont demandé, et vers leur propre adresse. Il n’y a pas de notification du système d’exploitation.
• La synchronisation avec Google Agenda ou Outlook n’est possible que si l’administrateur l’a activée (voir les connexions externes).