Conflits d’intérêts

L’écran Conflits d’intérêts (menu « Dossiers ») cherche une personne ou une société dans tout le cabinet : clients, parties adverses, contacts, sociétés, dirigeants, associés et noms de dossier.

Vérifier

Saisissez le nom (et le prénom, le SIREN, la qualité : client, partie adverse, autre), puis « Vérifier les conflits ». La casse, les accents, la forme sociale (SARL, SAS, SCI…), l’ordre du nom et du prénom et les fautes légères sont ignorés.

Chaque correspondance a un niveau :

• « Certain » : même SIREN, ou mêmes mots ;
• « Probable » : le nom se retrouve à une faute près, ou il est contenu dans l’autre ;
• « À vérifier » : un seul mot commun, ou un nom de dossier qui ressemble.

Le secret est gardé

La recherche porte aussi sur les dossiers auxquels vous n’avez pas accès. Dans ce cas, Actelyo affiche seulement « Conflit potentiel : contactez… » avec le nom du responsable. Il ne montre ni le nom trouvé, ni le dossier.

Décider

Dès qu’il y a une correspondance, une décision est demandée et inscrite au registre, à votre nom :

• « Pas de conflit » (homonyme, personne sans lien) ;
• « Conflit levé », avec un motif obligatoire ;
• « Refus ».

Une décision inscrite ne se modifie pas : refaites une vérification pour en prendre une autre. Sans correspondance, « pas de conflit » est inscrit d’office.

À l’ouverture d’un dossier

La création d’un dossier passe par cette vérification, que vous partiez de la liste des dossiers, d’un espace métier ou de l’espace fiscal : le bouton « Créer le dossier » s’ouvre une fois la décision inscrite. Si vous annulez la vérification, l’assistant de création reste ouvert avec votre saisie ; il ne se ferme qu’une fois le dossier créé.

Un dossier créé autrement (import d’un fichier, création par l’assistant IA, saisie hors connexion) affiche « Conflits d’intérêts non vérifiés » tant que la vérification n’est pas faite. Après la création d’un client, d’un contact ou d’une partie, Actelyo vérifie aussi et vous alerte s’il trouve quelque chose.

Registre

En bas de l’écran : qui a vérifié quoi, quand, avec quel résultat et quelle décision. Chacun voit ses vérifications ; les administrateurs du cabinet voient celles de tous et peuvent exporter le registre.

Avec l’assistant

« Vérifie les conflits pour la société Minoterie du Nord ». L’assistant cherche et résume ; la décision reste la vôtre, dans cet écran.