Réunions : faire prendre des notes par votre agent

L’écran Réunions (menu « Échéances & agenda ») permet de faire écouter une réunion par votre agent. Il en tire une transcription, puis l’IA du cabinet rédige un compte rendu et propose des tâches et des échéances.

Il faut l’application Actelyo du poste

L’écoute et la transcription se font sur votre ordinateur, par l’application Actelyo. Dans un simple navigateur, l’écran montre seulement les réunions déjà transcrites. Le moteur de transcription et son modèle (environ 190 Mo, bouton « Télécharger le modèle ») s’installent une fois sur le poste ; l’écran indique ce qui manque.

L’accord des participants d’abord

« Faire écouter une réunion » affiche une phrase à dire ou à copier pour prévenir les participants. Juste avant d’écouter, Actelyo vous demande de confirmer qu’ils sont d’accord. Sans cette confirmation, rien n’est écouté, et la réunion n’est pas enregistrée en base. Pendant l’écoute, un bandeau le rappelle, avec le bouton « Arrêter ».

Trois façons d’écouter

• « L’agent rejoint la réunion » : pour Google Meet. Il entre comme invité, sous son nom d’assistant, et un participant doit l’admettre.
• « Écouter depuis ce poste » : pour Teams, Zoom ou une réunion au cabinet. Le micro du poste écoute ; laissez les haut-parleurs ouverts (au casque, il n’entend que vous).
• « Un enregistrement existant » : un fichier audio ou vidéo fait avec l’accord des participants.

Vous choisissez le titre, la langue parlée et le dossier où ranger le compte rendu. Sans dossier, la réunion n’est visible que de vous.

Le son ne quitte pas votre poste

Le son n’est jamais envoyé au serveur. Par défaut il est supprimé dès qu’il est transcrit ; vous pouvez le garder 1, 7 ou 30 jours sur le poste, chiffré. Seuls le texte de la transcription et le compte rendu sont enregistrés sur le serveur du cabinet.

Le compte rendu

Il est rédigé par l’IA du cabinet à partir de la transcription : résumé, participants relevés, points abordés, décisions. Si l’IA était occupée ou arrêtée, relancez la rédaction depuis la réunion. Relisez-le : une transcription automatique se trompe, surtout sur les noms propres, et elle ne dit pas qui parle.

Tâches et échéances proposées

Rien n’est créé d’office. Chaque tâche ou échéance proposée attend votre validation. Une échéance se pose sur un dossier : rangez d’abord la réunion dans un dossier.

Ranger et supprimer

« Rangement dans le dossier » place le compte rendu et la transcription dans les documents du dossier. « Supprimer la réunion » efface la transcription et le compte rendu.

Contrôle de l’IA

L’écoute d’une réunion n’est jamais faite par l’IA de sa propre initiative : au mieux elle vous demande, et le cabinet ou vous-même pouvez l’interdire (voir le contrôle de l’IA).

Limites à connaître

• L’agent ne sait rejoindre que Google Meet. Pour les autres outils, utilisez « Écouter depuis ce poste ».
• Le son de l’ordinateur lui-même (réunion suivie au casque) n’est pas capté.
• La qualité du compte rendu dépend du modèle d’IA installé au cabinet.