Importer les données de votre cabinet

L’écran Importer les données du cabinet (Réglages › « Importer les données du cabinet ») fait entrer dans Actelyo ce que contiennent votre ancien logiciel et vos répertoires : clients et contacts, dossiers avec leurs parties adverses, juridictions et numéros RG, pièces (PDF, Word, images), courriels (.eml et Outlook .msg), modèles d’actes, échéances, temps passés, factures historiques et notes. Vous le faites seul, sans intervention d’Actelyo, et rien ne quitte le serveur du cabinet.

Qui peut importer : les associés administrateurs du cabinet, et un membre à qui un administrateur l’a confié (Réglages › Importer les données du cabinet › « Confier l’import à un membre »).

Avant de commencer, lisez Préparer vos données : dix minutes de préparation évitent la plupart des erreurs.

1. Déposer

Donnez un nom à l’import (« Reprise de l’ancien logiciel »), puis « Commencer ». Glissez vos fichiers et vos répertoires entiers dans la zone de dépôt, ou utilisez « Choisir des fichiers » et « Choisir un dossier ». Les archives ZIP sont acceptées.

L’envoi part aussitôt, par morceaux. Plusieurs dizaines de gigaoctets passent : comptez le temps de votre réseau. Si la connexion se coupe, l’envoi attend et reprend seul. Si vous fermez la page, rechoisissez les mêmes fichiers ou le même dossier : ce qui est déjà arrivé ne repart pas.

Quand tout est reçu, cliquez sur « Analyser les fichiers ».

2. Vérifier

Le serveur ouvre les archives, contrôle chaque fichier et lit vos tableaux. Puis cinq onglets :

• Aperçu : ce que l’import va créer (« 1 243 clients, 3 802 dossiers, 41 912 pièces, 312 doublons probables, 57 lignes en erreur »), et pourquoi chaque ligne en erreur ne passera pas. « Télécharger la liste complète » donne toutes les lignes dans un tableau. Réglez ici le responsable des dossiers dont l’avocat n’est pas reconnu, le contrôle des conflits, l’indexation des pièces et le délai d’annulation.
• Fichiers reconnus : vos tableaux et leur nature (clients, dossiers, temps, factures…), les pièces, les courriels, les modèles, et les fichiers refusés avec la raison.
• Colonnes : pour chaque tableau, la colonne de votre fichier et le champ d’Actelyo qui la reçoit. Actelyo propose une correspondance d’après les en-têtes ; corrigez-la si besoin, puis « Appliquer ». « Proposer avec l’IA du cabinet » demande une proposition au modèle du cabinet (facultatif : sans modèle, tout marche). « Enregistrer comme gabarit » garde votre correspondance : le prochain export de même forme sera reconnu tout seul.
• Pièces : comment vos répertoires sont rangés (dossiers reconnus par leur numéro ou leur intitulé, un répertoire par dossier, ou un par client puis un par dossier), et que faire des répertoires sans dossier reconnu (créer un dossier, rattacher à un dossier existant, « Pièces à classer », ou ne pas importer).
• Doublons : les clients qui ressemblent à un client déjà présent, avec la même règle que le contrôle des conflits d’intérêts. Une correspondance certaine est rattachée à la fiche existante ; une probable est créée à part, sauf si vous choisissez « Même client : rattacher ».

Chaque changement recalcule l’aperçu. Rien n’est écrit dans Actelyo à cette étape.

3. Lancer

« Lancer l’import », puis confirmez. Le serveur écrit en arrière-plan : le cabinet continue à travailler, et vous pouvez fermer la page. L’avancement s’affiche étape par étape ; « Mettre en pause » et « Reprendre » sont à votre disposition. Une coupure du serveur ne crée aucun doublon : l’import reprend où il en était.

Seule une personne lance un import : l’assistant IA ne le fait jamais. Vous pouvez en revanche lui demander « où en est l’import ? » ou « explique-moi les erreurs de l’import ».

Ce que fait l’import, en respectant les règles d’Actelyo

• Chaque dossier a pour responsable l’avocat indiqué dans votre export (reconnu par son nom, ses initiales ou son courriel), et son équipe ; les droits par dossier s’appliquent comme pour un dossier créé à la main.
• Les factures historiques gardent leur numéro, sont marquées « importée », hors de la numérotation d’Actelyo, et ne se modifient pas. Pour continuer la même suite de numéros, réglez le compteur dans Honoraires › Réglages.
• Les échéances à venir sont rappelées comme les autres. Une échéance passée sans statut est réputée traitée, pour ne pas déclencher des centaines d’alertes.
• Les conflits d’intérêts des dossiers importés sont contrôlés et inscrits au registre ; le rapport dit lesquels demandent votre décision.
• Les pièces sont indexées pour la recherche et l’IA, en arrière-plan, une à une. Il faut pour cela un modèle d’embeddings chargé sur le serveur ; sinon l’indexation attend. Un PDF scanné est importé, mais le serveur n’en lit pas le texte : le rapport propose alors « Lire ces pièces sur ce poste », qui les lit sur votre ordinateur (reconnaissance des caractères comprise) et les confie au serveur pour l’indexation.

4. Le rapport, et l’annulation

À la fin, l’écran montre ce qui a été créé, les conflits à examiner et l’indexation. « Télécharger le rapport » donne le tout dans un tableau.

« Annuler tout l’import » retire tout ce que l’import a créé, et rien d’autre, pendant le délai choisi (30 jours par défaut). Si quelqu’un a entre-temps ajouté une pièce, un temps ou un dossier à une donnée importée, cette donnée est gardée et signalée dans le rapport.

Sécurité

Les fichiers sont contrôlés avant d’entrer : types acceptés seulement, programmes et scripts refusés même renommés, archives piégées (« zip bomb »), chemins qui sortent du dossier et fichiers protégés par mot de passe refusés, macros signalées et jamais exécutées. Qui a créé, lancé, annulé un import, et quand : le journal de l’import le garde.