Préparer vos données pour l’import

Quelques minutes de préparation avant l’import des données du cabinet évitent la plupart des lignes en erreur.

Ce que vous pouvez déposer

• Tableaux : Excel (.xlsx, .xlsm), LibreOffice (.ods) et CSV. Un tableau par nature de données : clients, contacts et parties, dossiers, temps passés, factures, échéances, notes. Un ancien fichier Excel (.xls) ou Numbers est gardé comme pièce : pour en importer les données, enregistrez-le en .xlsx ou en .csv.
• Pièces : PDF, Word (.docx, .doc), OpenDocument, RTF, texte, images (JPEG, PNG, TIFF…), PowerPoint, enregistrements audio ou vidéo.
• Courriels : .eml (la plupart des messageries) et .msg (Outlook, en glissant un message dans un dossier).
• Modèles d’actes : fichiers Word rangés dans un répertoire « Modèles » (ou « Trames », « Templates »), ou modèles Word (.dotx).
• Archives ZIP : elles sont ouvertes sur le serveur. Les autres archives (.rar, .7z) sont à décompresser d’abord.

Sont refusés : programmes, scripts, raccourcis, pages web, images disque, fichiers protégés par un mot de passe.

Exporter depuis votre ancien logiciel

La plupart des logiciels de cabinet proposent un export de la liste des clients, des dossiers, des temps et des factures en Excel ou en CSV (souvent dans un menu « Exporter » ou « Éditions » de chaque liste). Exportez toutes les colonnes disponibles : Actelyo ignore celles qu’il ne connaît pas.

Actelyo ne suppose rien du format de votre ancien logiciel : il lit les en-têtes de colonnes. Après le premier import, « Enregistrer comme gabarit » garde votre correspondance de colonnes pour les fois suivantes.

Dans un tableur, avant d’exporter

• Une ligne d’en-têtes en haut, une ligne par élément ; pas de cellules fusionnées, pas de lignes de total.
• Dates au format jour/mois/année (14/03/2024) ou en vraies dates du tableur.
• Montants en chiffres (1 234,56), sans texte ; un montant entre parenthèses est lu comme négatif.
• Durées en heures (1,5) ou en heures et minutes (1h30).
• Le numéro de dossier doit être le même dans tous les tableaux (dossiers, temps, factures, échéances) et, si possible, dans le nom des répertoires des pièces.
• L’avocat responsable s’écrit comme dans Réglages › Équipe du cabinet : nom, initiales ou courriel. Ajoutez d’abord les membres manquants à l’équipe.
• En CSV, le point-virgule et la virgule sont reconnus, comme l’UTF-8 et l’encodage Windows des anciens exports.

Ranger les pièces

L’arborescence la plus simple à importer :

• un répertoire par dossier, dont le nom commence par le numéro du dossier (« 2023-0145 Durand c. Martin »), avec ses sous-répertoires tels quels ;
• ou un répertoire par client, puis un par dossier (« Durand Paul / Divorce 2023 ») : choisissez alors « Un répertoire par client, puis un par dossier » dans l’onglet « Pièces ».

Si vos pièces sont rangées autrement, un tableau de correspondance à deux colonnes (« Fichier » : chemin ou nom du fichier, « Dossier » : numéro) rattache chaque fichier à son dossier.

Ce qui n’est rattaché à aucun dossier va, au choix, dans un dossier « Pièces à classer » ou n’est pas importé : vous le voyez dans l’aperçu avant de lancer.

Volumes

Plusieurs dizaines de gigaoctets passent, par morceaux, avec reprise après coupure. Vérifiez la place libre sur le serveur : il faut environ deux fois le volume déposé pendant l’import (la place des fichiers déposés est rendue à la fin). Un fichier au-delà de la taille maximale du stockage du serveur (100 Mo par défaut) est signalé dans le rapport.