Courriels : lire, répondre et rattacher à un dossier

L’écran Courriels lit et envoie vos courriels depuis votre propre boîte aux lettres. Le serveur du cabinet se connecte à votre hébergeur de messagerie (IMAP pour lire, SMTP pour envoyer) ; aucun service d’Actelyo ne s’intercale.

Avant de commencer

Un administrateur active « Messagerie du cabinet » dans Réglages, Connexions externes (voir les connexions externes). Tant que ce n’est pas fait, l’écran le dit.

Connecter ma boîte aux lettres

Indiquez votre adresse, le mot de passe de la boîte et, si Actelyo ne les propose pas, les serveurs de réception et d’envoi. Actelyo essaie la connexion avant d’enregistrer. Le mot de passe est chiffré sur le serveur du cabinet et n’est jamais réaffiché. Votre boîte n’est visible que de vous. Vous pouvez en connecter jusqu’à cinq.

Boîte Microsoft 365 ou Outlook.com. Microsoft n’accepte plus de mot de passe : choisissez « Boîte Microsoft 365 ou Outlook.com ? », puis « Se connecter avec Microsoft ». Actelyo affiche un code et l’adresse microsoft.com/devicelogin : ouvrez-la dans votre navigateur (ou sur votre téléphone), saisissez le code, connectez-vous avec votre compte Microsoft habituel et acceptez. La boîte apparaît d’elle-même dans Actelyo. Aucun mot de passe n’est saisi dans Actelyo ; l’autorisation donnée par Microsoft est gardée chiffrée sur le serveur du cabinet et renouvelée seule. Ne saisissez jamais un tel code s’il ne vient pas d’être affiché par vous dans Actelyo : quelqu’un qui vous l’enverrait par courriel chercherait à accéder à votre boîte.

Il faut pour cela qu’un administrateur ait activé « Messagerie Microsoft 365 / Outlook » et réglé l’application Actelyo du cabinet (Réglages, Connexions externes) ; sinon, l’écran le dit. Pour une boîte Microsoft 365, l’envoi demande aussi que « SMTP authentifié » soit autorisé pour la boîte par l’administrateur Microsoft 365 du cabinet.

Si Microsoft retire l’accès (autorisation révoquée, mot de passe Microsoft changé…), la boîte est marquée « à reconnecter » : déconnectez-la puis reconnectez-la. Déconnecter une boîte Microsoft efface l’autorisation du serveur du cabinet ; vous pouvez aussi la retirer dans votre compte Microsoft (myapplications.microsoft.com).

Lire

Choisissez le dossier de la boîte, cherchez, ouvrez un courriel. Les images distantes ne sont pas chargées tant que vous ne le demandez pas : elles signaleraient à l’expéditeur que vous avez ouvert son message. Les pièces jointes se téléchargent une à une.

Non lus, sans ouvrir l’écran. Le serveur du cabinet relève vos boîtes en arrière-plan (toutes les 5 minutes par défaut, réglable par l’administrateur) : il compte seulement les courriels non lus, sans en copier ni en marquer aucun. Ce nombre apparaît dans la pastille de la cloche, en haut de l’écran, et dans l’onglet « Mails » de l’accueil ; ouvrir la cloche montre les plus récents. Une boîte qui ne répond pas est relevée de moins en moins souvent ; une boîte dont le mot de passe est refusé deux fois de suite n’est plus relevée (« Réessayer » dans l’écran Courriels, une fois le mot de passe corrigé).

Écrire

« Nouveau courriel », « Répondre », « Répondre à tous », « Transférer ». Mettez en forme avec la barre au-dessus du texte : gras, italique, souligné, listes, citation, lien (adresses en https ou mailto). Le message part mis en forme, avec une version en texte pour les messageries qui n’affichent pas la mise en forme ; le serveur du cabinet retire tout ce qui n’est pas de la mise en forme simple avant l’envoi.

Pièces jointes : « Joindre un fichier » (depuis votre poste) ou « Pièce d’un dossier » (vous choisissez le dossier puis les pièces ; vous ne voyez que les dossiers que vous pouvez ouvrir). 14 Mo au plus au total. Une copie du message est rangée dans vos messages envoyés quand votre messagerie a un dossier prévu pour cela. Un brouillon enregistré se retrouve dans « Brouillons dans Actelyo » (le brouillon garde le texte, pas la mise en forme ni les pièces jointes).

Signature : réglez-la dans Réglages, Profil, « Signature des courriels ». Elle est ajoutée sous vos nouveaux messages (et, si vous le voulez, sous vos réponses et transferts), et vous pouvez la modifier avant chaque envoi.

Garder un courriel dans un dossier

• « Rattacher à un dossier » garde une copie du courriel (expéditeur, destinataires, objet, date, texte) dans le dossier. Elle apparaît dans l’onglet « Courriels » de la fiche du dossier, pour ceux qui ont accès au dossier.
• « Vers un dossier », sur une pièce jointe, l’ajoute aux pièces du dossier.

Celui qui a rattaché un courriel peut le retirer du dossier.

Ailleurs dans Actelyo

• Une facture en retard se relance par courriel depuis votre boîte (voir les honoraires).
• Vous pouvez recevoir vos rappels d’échéances par courriel (voir les échéances).
• L’invitation d’un nouveau membre peut partir de votre boîte.

Avec l’assistant

« Quels courriels ai-je reçus de Me Durand cette semaine ? », « Prépare une réponse à ce courriel ». L’assistant lit vos courriels et prépare des brouillons, marqués « à relire ». Un envoi demande toujours votre accord, quel que soit le réglage du contrôle de l’IA.

Limites à connaître

• Actelyo ne supprime, ne déplace et n’archive aucun courriel dans votre boîte.
• La mise en forme se limite à ce que toutes les messageries affichent pareil : ni couleurs, ni polices, ni images dans le texte.
• Par défaut, seule une messagerie joignable par Internet est acceptée. Si le cabinet a son propre serveur de courrier sur son réseau (Exchange, Dovecot…), un administrateur le déclare dans Réglages, Connexions externes, « Messagerie : serveur de courrier du cabinet » ; vous indiquez ensuite ce serveur, tel que déclaré, en connectant votre boîte. Seuls les serveurs déclarés un par un sont admis (jamais toute une plage d’adresses), sur les ports de courrier. La connexion reste toujours chiffrée et le certificat du serveur toujours vérifié : si le serveur du cabinet a un certificat propre, l’administrateur colle ce certificat (ou celui de son autorité) au moment de la déclaration.